【ビジネスパーソン必見】社外文書の一覧

社外文書の一覧

社外文書とは、会社外の人物や会社に対して送付する文書です。そんな社外文書は、大きく「取引関係」、「案内・通知関係」、「社交・儀礼」、「法定文書」の4種類に大別されます。

この記事では、種類別に社外文書を一覧形式でご紹介します。

取引に関する社外文書

社外文書の中でも、直接取引に関係するものは特に重要です。この章では、数ある取引関係の社外文書の中から、特に重要なものを3種類ご紹介します。

見積書

見積書とは、契約前に価格や業務内容などの条件を提示し、業務を発注するかどうかを発注者に判断してもらうための社外文書です。

見積書には、主に宛先や自社の情報、業務の内容、見積もり金額などを記載します。速やかな発注を促すために、有効期限をしっかり定めておくのがポイントです。

見積書とは?書き方・テンプレートを紹介します

請求書

請求書とは、業務遂行や完成物の納品に関して、対価を請求する目的で提出する社外文書です。 請求書には、主に取引先や自社の情報、取引内容・金額、振込先、請求書の発行日などを記載します。特に作成に関して法律上のルールはないため、PDF化したものや押印していないものでも問題ありません。

注文書

注文書とは、商品の納品を相手方に依頼する場合に提出する社外文書です。注文書には、注文側・相手側の氏名や名称、取引年月日、注文内容・金額などを記載するのが一般的です。 実際のビジネスでは口頭で注文する場面が多々あるものの、相手方が発注した事実を「忘れていた・無かったことにした」という事態を回避するためにも、作成・送付するのがベストです。

案内・通知に関する社外文書

社外の取引先等に対して、何かしらの案内や通知を行う場合には主に下記の社外文書が用いられます。

案内状

案内状とは、顧客や取引先に対して、自社で開催するイベントやキャンペーンへの参加を促す目的で送付する社外文書です。 法律上厳格な作成ルールは特にないので、参加したくなるような魅力ある文書にしましょう。

通知状

通知状とは、社外の人に対して何かしらの要件を知らせる目的で作成する社外文書です。主に、採用・不採用通知や送金の通知など、事務的な事項を知らせる目的で用いられます。 事務的に情報を伝えるため、一目で理解できるように簡潔な文書で作成するのがベストです。

社交・儀礼に関する社外文書

社外文書には、取引先との社交や儀礼に関わる文書も含まれます。具体的なものには、主に下記2つの文書が該当します。

挨拶状

挨拶状とは、取引先に対して挨拶の意味合いで送付する社外文書の総称です。具体的には、年賀状や暑中見舞い、営業所開設の挨拶、本社移転の挨拶などが該当します。 特に決まった文言はないので、オリジナルで作成するのも良いですし、インターネット上にある無料テンプレートを使っても良いでしょう。

礼状

礼状とは、取引先や顧客から何かをしてもらった際に、お礼を述べるために作成する社外文書です。明確な決まりはありませんが、シンプルに感謝の言葉を述べるだけでなく、時候の挨拶や感想を記載すると、より心のこもった文章となるのでオススメです。

法定文書

法定文書とは、何かしらの法律に関係した社外文書です。社外文書とは別の種類として明確に分けることもありますが、今回は社外文書の一種として解説します。 主な法定文書としては、下記の4種類があります。

契約書

契約書とは、具体的な契約内容を記載した社外文書です。口頭でも契約は成立するものの、後から契約内容をめぐってトラブルに発展するのを避ける上でも、契約書の作成は必須と言えます。

具体的な契約書の記載事項は、契約の内容ごとに異なります。たとえば「秘密保持契約書(NDA)」には、秘密にしたい情報の定義や例外、期間、漏洩時の損害賠償などに関して記載します。

秘密保持契約書(NDA)とは?経済産業省の雛形も紹介!

念書

念書とは、取引先と約束した内容について文書化したものです。法的拘束力はないものの、裁判の際に有力な証拠として役立ちます。 少しでも証拠としての効力を高めるためにも、約束の相手や内容、条件・期日などは具体的に記載しておくべきです。なお法的拘束力はないものの、一部のケース(金銭の貸し借りなど)に該当する念書には、収入印紙の貼り付けが必要です。

念書とは?書き方のポイントを解説【テンプレート付き】

覚書

覚書とは、契約書の内容に変更があった場合に、変更事項を記した社外文書です。つまり、契約書の変更を補足する文書というわけです。

覚書に記載する内容としては、署名・捺印や変更する契約書の名称、変更点、当事者双方が合意している旨などが該当します。なお念書と同様に、一部のケースで収入印紙の添付が必要となります。

覚書とは何か?作り方のポイント5選【テンプレート付き】

合意書

合意書とは、取引先と合意した内容を明記した社外文書です。主に、契約書作成の時点までに守るべき項目を明確化した時点や、トラブルを解決した時点で作成します。

基本的な記載内容は、契約書や覚書と同じです。合意した内容や当事者の情報、日付等を明記します。

合意書とは?合意書の書き方やテンプレートを紹介

社外文書の一覧:まとめ

社外文書は、取引を円滑に行ったり、取引先との関係を良好に保つ上で重要な文書です。今回ご紹介した社外文書の一覧を参考に、目的に応じて最適な文書を使い分けていただければと思います。

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