見積書は、仕事を発注・受注する場面においてほぼかならず必要となる書類です。何かしらの業務を受注・発注する立場の人は、見積書の書き方は知っておくべきでしょう。

そこで今回は、見積書の書き方やテンプレートなどを分かりやすく解説します。

見積書の概要

見積書とは、業務を請け負う側が発注者に対して、契約に先立って発行する書類です。発注者から注文を受けた際に、価格などの取引条件を提示することで、取引するかどうかを判断してもらうために作成します。

また見積書には、契約内容をめぐって後々認識の違いから、トラブルに発展するのを防止する意味合いもあります。

見積書の書き方

見積書には、最低限記載すべき内容が複数あります。この章では、それぞれの項目ごとに書き方をご説明します。

文書のタイトル

紙面の上部中央に、大きな文字で「見積書」や「お見積書」、「お見積り」などと記載します。

宛先(発注者側)の情報

タイトルの左下部に、宛先(発注者)の情報を記載します。具体的には、発注者の会社名や担当の部署、担当者名、所在地などを記入します。

なお会社宛の場合には「御中」、個人宛の場合には「様」という敬称を用います。

差出人(受注側)の情報

タイトルの右下部には、差出人(受注側)の情報を記載するのが一般的です。宛先と同様に、受注する側の企業名や代表者の氏名、電話番号、住所などを記載します。

なおビジネスマナーとして、宛先の情報よりも下側になるように記載するのが良いとされています。

見積書の番号・発行日

差出人情報の上または下に、見積書の番号と発行日を記入します。見積書の番号には、明確な規定がありません。ご自身で見積書を管理しやすくするためのものですので、自由に番号を割り振りましょう。

見積書の番号と同様に、発行日も複数の見積書を管理する上で役に立つので、かならず記載するようにしましょう。

見積書の有効期限

必須ではないものの、見積書の有効期限を記載するケースもあります。有効期限が必要な理由や設定方法については、後ほど詳しくご説明します。

見積もりの具体的な内容

見積書を作成する上で、もっとも重要なのが見積もりの具体的な内容です。

提供する商品・サービスの品目や数量、単価、品目別の合計価格(数量×単価)を記載します。どんな作業でどのくらいの費用がかかるのかを理解してもらうために、具体的かつ明確に記載することが重要です。

また、複数の商品・サービスを提供する場合には、品目ごとに分けて記載しましょう。

見積金額とその内訳

見積もりの具体的な内容の右下部には、小計、消費税、合計金額を記載します。

小計には、各品目ごとの合計金額を足し合わせた金額、消費税は小計に消費税率を掛け合わせた金額、そして合計金額には小計と消費税を足した金額を記入します。

備考

上記の項目以外で記載すべき項目があれば、紙面の最下部に備考として記入しましょう。たとえば振込手数料の負担を相手方にお願いする場合などに、備考欄に書き込みます。

見積書の有効期限はどう設定すべき？

見積書に必ず記載すべき項目ではないものの、有効期限は特段の理由がない限りは記入しておくべきです。この章では、記載すべき理由と設定方法をご説明します。

見積書に有効期限を記載すべき理由

有効期限を記載すべき最大の理由は、相手方に速やかな発注を促す効果があるためです。期限を設けないと、いつまで経っても仕事を発注してもらえない事態になり得ます。また、忘れた頃に突然依頼され、スケジュールが狂ってしまうリスクもあります。

こうした事態を避けるためにも、「いつまでに発注してくれたら、この条件で仕事を行います」という意思表示を行う必要があるのです。

有効期限の設定方法

あまりにも有効期限が短いと、相手に検討の余地を与えることができません。一方で長すぎると、こちら側のスケジュールに支障をきたします。したがって、一般的には2週間〜3ヶ月以内に有効期限を設定するのがベストです。

ただし原材料の価格変動などにより、見積書の価格に変動が生じるケースもあります。その場合には、価格変動のリスクを考慮して短めに設定しましょう。

見積書のテンプレート

見積書はビジネスで頻繁に活用されているため、無料で利用できるテンプレートも豊富にあります。数ある無料テンプレートの中でもオススメなのは、経営管理システム「board」さんが公開しているエクセルの見積書テンプレートです。

オーソドックスなテンプレートはもちろん、値引きや源泉徴収など、あらゆるニーズに応じたテンプレートが複数公開されています。そのため、ご自身の仕事内容に応じて最適な見積書をダウンロードできるでしょう。

参考：ビジネス テンプレート 見積書エクセルテンプレート(無料)

見積書とは？：まとめ

一見すると面倒そうですが、見積書はかんたんに作成できます。今やインターネット上でテンプレートをダウンロードすれば、一から作成せずとも見積書を完成させることも可能です。

今回お伝えした書き方を参考に、ぜひ見積書の作成にチャレンジしてみてください。