ビジネスでは、取引先や顧客と良好な関係性を保つことが非常に重要です。関係性を保つ上で役に立つのが「礼状」です。 今回の記事では、令状の書き方や無料で利用できるテンプレートをご紹介します。

礼状とは

礼状とは、相手方から何かしてもらった際に、お礼を伝えるために作成する文書です。たとえばお歳暮などの贈り物を受け取った際や、重要な仕事を引き受けてもらった際、打ち合わせを承諾してくれた際などに、礼状を作成・送付します。

基本的に礼状は、何かをしてもらった当日中または翌日には相手方に届くようにするのがベストです。相手方との関係性を良好に保つためにも、礼状の作成は怠らないようにしましょう。

礼状の書き方・記載項目

一般的な礼状には、下記7つの項目を最低限記載します。この章では、それぞれの記載項目について書き方を詳しくご説明します。

送付する日付

礼状の最上部右側には、礼状を送付する日付を記載します。いつ送ったかを明確にするために、年度も記載するのがオススメです。

宛名

礼状を送付する相手に関して、基本的な情報を盛り込みます。基本的には会社名のみを記載しますが、特定の担当者向けに送付したい場合には、会社名の下に様付けで氏名を記載しましょう。

なお会社名には「御中」、担当者名には「様」の敬称を使います。

差出人の情報

宛先の右下部には、差し出す側の会社名や担当者名を記載します。

頭語

差出人の情報よりも下からは、いよいよ本文を書き始めます。本文を書き始める際には、「頭語」という単語を付けるのがビジネスマナーです。

頭語とは、簡単にいうと相手への敬意を示す単語であり、「拝啓」や「謹啓」などが用いられます。簡単な礼状ならば拝啓、よりかしこまったシーンでは謹啓を使うのが一般的です。

挨拶文

頭語の次には、挨拶の文章を記載します。挨拶文には、「時候の挨拶」と呼ばれる時期ごとの季節感を表す文言を記載するのが一般的です。たとえば3月に送付する礼状であれば「春暖の候」、8月に送付する礼状ならば「残暑の候」といった時候の挨拶を用います。

また、時候の挨拶と合わせて、相手の繁栄を称える言葉や健康を気遣う言葉も書きます。ビジネスの場面では、「貴社におかれましてはご隆盛のこととお慶び申し上げます。」などと記載すれば良いでしょう。

お礼の内容

挨拶文を記載したら、いよいよ具体的なお礼の内容を記載します。

お礼の内容に関しては、何に対してお礼をしているのかを一目で分かるように記載するのがベストです。周りくどい言い回しを用いていると、何を伝えているか分からない礼状となってしまうので注意です。

「この度は素晴らしい品をいただきまして、誠にありがとうございます」などと、シンプルかつ明確にお礼を伝えましょう。

結語

お礼文の右下に結語を記載して、文章全体を締め括ります。

結語を記載する際に注意すべきは、頭語とセットで選ぶ必要がある点です。頭語の内容によって使える結語が限られるため、かならず頭語と併用できる結語を使うようにしましょう。

たとえば「拝啓」を頭語に用いた場合には、「敬具」を結語として活用できます。

ビジネスで用いる礼状の例文

プライベート用とビジネス用では、礼状の書き方が若干異なります。そこでこの章では、前述した書き方を基に、ビジネスで用いる礼状の例文をご紹介します。

何かの贈り物を受け取ったケースを例にすると、礼状は次のような文章となります。

無料で使える礼状のテンプレート

書き方自体は簡単ですが、一から礼状の内容を執筆するのはとても手間がかかります。礼状作成の手間を省く上でオススメなのが、テンプレートを使う方法です。

インターネット上でダウンロードできるテンプレートには、最低限記載されているべき項目がすでに盛り込まれています。そのため、一から作成する場合と比べて大幅に少ない労力で礼状を作成できます。

数ある中でも、特にオススメなのが「ビジネス文書」さんが公開しているテンプレートです。必要な項目がほとんど記載されているため、会社名やお礼の内容などを記載するだけで、簡単に礼状を作成できます。

礼状を手軽に作成したい方は、ぜひご利用してみてください。

参考：礼状のテンプレート ビジネス文書

礼状の書き方・テンプレートの紹介：まとめ

礼状を送付する習慣を身に付けると、取引先や顧客から良いイメージを持ってもらいやすくなり、結果的に関係性を良好に保てます。 取引先や顧客との関係を良くするためにも、ぜひ今回お伝えした書き方を参考に、礼状を作成してみてください。