案内状とは、自社で開催するイベントへの参加を促す目的で作成する社外文書です。

通知状と一見すると似ていますが、通知状はあくまでイベントの開催を「知らせる」目的で送付する文書です。単純に知らせるだけでなく、イベントに招待する際には案内状を活用するのがベストです。

今回の記事では、そんな案内状の書き方やテンプレートをご紹介します。

案内状の書き方・記載内容

一般的な案内状は、「端書き・タイトル」、「挨拶文」、「案内の内容」、「日時・開催場所」、「備考」の5項目を記載します。

この章では、案内状に記載する各項目の書き方を分かりやすく解説します。

端書き・タイトル

端書きとは、文書の初頭に記載する項目を意味します。案内状に関しては、端書きとして下記の項目を記載するのが一般的です。

• 宛先の情報(企業名や担当者名)
• 案内状を送る側の情報
• 案内状の作成年月日
• 文書番号

宛先について、企業名を記載する場合は「御中」、担当者名を記載する場合は「様」という敬称を用いるのが一般的です。もしくは、複数の対象者に送付する場合は、「お客様各位」などと記載します。

また、案内状の上部には、タイトルも忘れずに記載しましょう。タイトル部分には、案内の内容が一目で分かるような内容にするのがポイントです。たとえばセミナーを開催するならば、「〇〇に関するセミナー開催のご案内」と記載するのが良いでしょう。

挨拶文

端書きやタイトルの下には、形式的な挨拶文を記載します。案内状の挨拶文は、「頭語」、「時候のあいさつ」、「安否を気遣う挨拶」、「感謝やお礼のあいさつ」の順番で記載します。

頭語とは、文章の最初に置く言葉であり、「拝啓」や「前略」などが該当します。時候のあいさつとは、季節や天候に応じて心情や季節感を表す言葉です。たとえば春の時期に送付する案内状ならば、「春暖」や「春風」などの用語が用いられます。

時候のあいさつに続けて、安否を気遣う挨拶を記載します。会社宛の場合には、「貴社ますますご盛栄のこと、およろこび申し上げます。」などと、繁栄を祝う言葉が使われます。

そして挨拶文の最後には、「格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」などと、日頃の感謝やお礼を記載しておきましょう。

案内の内容

本題として、案内の内容を具体的に記載します。「さて」などの書き出して始め、どのようなイベントが開催されるのかを、簡潔かつ分かりやすいように記載しましょう。

イベントの開催に背景となる事情があれば、併せて記載しておく場合もあります。

日時・開催場所

日時・開催場所

案内状では、案内の具体的な内容と同じくらい、イベントの開催日時や開催場所も重要です。いつ・どこでイベントが開催されるかを、具体的な住所で記載しておきましょう。 また、実際に訪問しやすくするために、最寄り駅からのアクセスや地図を添付しておくとなお良いです。

備考

上記以外の項目にて、重要な内容があれば備考欄に記載します。連絡先となる電話番号やEメールアドレス、出欠確認のチェックリストなどを盛り込んでおくと良いでしょう。

案内状はどのタイミングで送付すべき？

案内状を送付するに際して、そのタイミングはとても気になる部分です。案内状を送付すべきタイミングに正解はありませんが、相手に考える時間やスケジュール調整の余裕を与えるためにも、遅くとも1ヶ月前までには送付するのがベストです。

出席や欠席確認が必要となる案内状を送付する場合は、さらに余裕を持って2ヶ月前までに案内状が相手に届くようにすると良いでしょう。

案内状のテンプレート

案内状の書き方自体は簡単ですが、一から文言を打ち込んで作成するのは面倒です。そこでオススメなのが、インターネット上にある無料テンプレートを利用する方法です。

テンプレートには案内状に必要な項目がすべて盛り込まれており、宛先や宛名、案内の内容などを最低限記載するだけで、簡単に完成させることができます。そのため、一から作成する場合と比較して大幅に案内状作成の手間や時間を減らせるでしょう。

案内状のテンプレートとしては、「ビジネス文書」というサイト内にあるものを利用するのがオススメです。あらゆる案内に利用できる汎用的なものとなっているため、アレンジ次第で様々な内容の案内に活用可能です。

特段案内状のデザインや文章にこだわりがない方は、まずはこちらのテンプレートを活用してみてはいかがでしょうか？

参考：案内状のテンプレート ビジネス文書

案内状の書き方＋テンプレートの紹介：まとめ

定型的な挨拶文や案内の具体的な情報を記載すれば、誰でも簡単に案内文を作成することができます。インターネット上でダウンロードできるテンプレートを利用すれば、より案内状作成の手間を省けます。

「案内状を送る」というささいな施策が、その後の売り上げや顧客の獲得につながる可能性は十分考えられます。これまで案内状を送ったことがない方は、ぜひこれを機にチャレンジしてみてください。