社交・儀礼に関する社外文書(社交文書)とは、企業同士で挨拶や感謝などの感情を伝える際に送付する社外文書の総称です。取引先との関係性を良好に保ったり、商慣習の一環として送付し合うものもあります。

具体的な社外文書としては、礼状や挨拶状、案内状、督促状などが該当します。社外文書の種類によって若干異なるものの、基本的な構成や書き方は共通しています。

今回の記事では、そんな社交・儀礼に関する社外文書の書き方とテンプレートをご紹介します。

社交・儀礼に関する社外文書の構成・書き方

社交・儀礼に関する社外文書は、大きく「日付・宛名・送付者名」、「前文」、「主文」、「末文」の4つの項目で構成されます。 この章では、構成ごとに具体的な書き方をご紹介します。

日付・宛名・送付者名の書き方

社交・儀礼目的か関係なく、すべての社外文書に必要となる項目です。

日付に関しては西暦ではなく和暦で記載するのが、ビジネス文書のマナーとされています。ただし、相手企業が外資系企業などの場合には西暦を記載するケースもあります。

宛名に関しては、社交文書を送付する相手の企業名や担当者名を記載します。企業名を記載する場合は「御中」、担当者名を記載する場合は「様」の名称を用いましょう。

送付者名に関しては、社交文書を作成・送付する自社に関する情報を記載します。基本的には会社名と代表者名を記載します。必要に応じて、電話番号や所在地、eメールアドレスを盛り込む場合もあります。

前文の書き方

前文とは、要件を伝える「主文」の前に記載する文章です。社交・儀礼に関する社外文書の前文は、「頭語」、「時候の挨拶」、「相手の活躍を称賛する言葉」、「日頃の感謝」の4項目を記載するのが一般的です。

頭語とは、「拝啓」や「謹啓」といった手紙の冒頭文に記載する言葉です。時候の挨拶とは、社交文書を出した時点での季節を表す言葉を入れた挨拶です。例えば春ならば「陽春の候」、夏ならば「残暑の候」などの言葉を用います。

時候の挨拶に続けて、相手の活躍を称賛する言葉を記載します。具体的には、「いよいよご清栄のこととお慶び申し上げます」などの文言が用いられます。そして最後に、「平素は格別のご愛顧をいただき厚く御礼を申し上げます」などと感謝の言葉を記載します。

主文の書き方

主文には、社交文書にて伝えたい内容を端的かつ明確に記載します。例えば礼状ならば感謝の言葉、案内状ならば案内したい内容を記載する形となります。

主文を記載する際には、「ところで」や「さて」などの文言を書き始めに記載し、そこから本文を始めます。忙しい時間を縫って相手は文書を読んでくれるので、なるべく一目で理解できるような内容にするのが好ましいです。 なお基本的な部分ですが、二重敬語や尊敬語と謙譲語の使い間違えには注意しましょう。気にする方はあまりいませんが、仮に相手が気にする方だと印象が悪くなるので念のため注意です。

末文の書き方

末文とは、文書全体を締めくくる文言を意味します。基本的に末文は、結びの挨拶と結語で構成されます。

結びの挨拶は、主文で要件を伝え終わった後の部分から書き始めます。結びの挨拶には、「相手の発展や幸せを願う挨拶」や「継続的な愛顧を願う挨拶」を用います。前者の場合には、「貴社の今後ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます」、後者の場合は「今後とも一層のご愛顧を賜りますようお願い申し上げます」などの表現が用いられます。

結びの挨拶に続いて、最後に「結語」を記載して文書全体を締めくくります。結語を記載するに際しては、頭語とセットで使えるかどうかに注意が必要です。例えば「拝啓」を頭語で用いた場合には「敬具」、「謹啓」を頭語にした場合は「謹白」を結語とする必要があります。

社交・儀礼に関する社外文書の無料テンプレート

社交・儀礼に関する社外文書を作る際、無料で利用できるテンプレートを利用すると、作成の手間や時間を削減できます。テンプレートには必要な項目がすでに記載されているので、誰でも質の高い社外文書を簡単に作成できるでしょう。

社交・儀礼に関する社外文書のテンプレートはたくさんありますが、その中でも「テンプレートバンク」というサイトで公開されているものがオススメです。こちらのサイトには、「礼状」や「挨拶状」といったメジャーな社交儀礼の社外文書について、合計で18種類ものテンプレートが用意されています。

ワード形式の文書なので、パソコンさえあれば誰でも簡単に活用できます。初めて社交・儀礼の社外文書を作成する方は、ぜひこちらを利用してみてください。

参考：「ビジネス文書－社外」のテンプレート（書式）一覧 テンプレートバンク

社交・儀礼に関する社外文書の書き方とテンプレートの紹介：まとめ

社交・儀礼に関する社外文書の書き方は決して難しくありません。今回ご紹介した書き方をマスターすれば、案内状や礼状など、あらゆる社交文書を作成できるようになります。

ご自身で作るのが難しい方でもテンプレートを利用すれば簡単に社交文書を完成できるので、ぜひチャレンジしてみてください。