テレワークが普及することで、通勤時間の効率化が図れるようになる一方、個人情報漏えいに一層の注意が必要となります。この記事ではテレワークを前提とした個人情報漏えいリスクと対策について解説します。ぜひ参考にしてください。
テレワークでの個人情報漏えいのリスク
テレワークにより、従業員個人の端末で顧客情報を扱うケースが増加しています。自宅のパソコンからクラウド上で閲覧・編集を行ったり、時折出勤する日に顧客情報を持ち帰る必要性も出てきます。つまり、個人情報が管理しにくくなるのです。
万一、個人情報を流出してしまうと、6カ月以下の懲役又は30万円以下の罰金刑が課されたり、流出1人あたり数千円から数万円の賠償責任を負う可能性があります。また、企業としての信用失墜にもつながりますので、より一層の注意が必要です。では、どのようなケースで漏えいリスクがあるのでしょうか？具体的に見て行きましょう。
USBメモリや端末の紛失・盗難
テレワーカーは自宅だけでなく、カフェなどで仕事をするケースがあります。そのカフェなどに顧客情報が入ったUSBメモリやパソコン、スマホを忘れてしまうと、個人情報の流出につながります。また、画面を横から見られることによって流出する可能性もゼロではありません。
さらに、車に端末を置いたまま駐車している場合、盗難のリスクも考えられます。万が一、盗難に遭った場合は自分が被害者と思うかもしれませんが、最大の被害者は個人情報を流出された人たちです。テレワークによって個人情報を持ち歩きやすくなるため、そのぶん流出リスクが増えるのです。
Wi-Fiのセキュリティー不足
Wi-Fiのセキュリティー不足にも配慮が必要です。セキュリティーの甘いWi－Fiに接続すると、ハッキングされる可能性が高まります。従業員へWi-Fi環境の指示や注意点の連絡をきっちり行う必要があります。
特にフリーWi-Fiを利用する場合は要注意です。セキュリティーレベルの低いフリーWi-Fiであったり、不正目的で設置したWi-Fiスポットの可能性もあります。
ウイルス感染
コンピューターウイルスにも注意が必要です。個人情報データそのものがウイルスに感染してデータ破損、流出する可能性があります。テレワークにより会社が管理していない端末での業務が増えるため、ウイルス対策も広げる必要があります。
押さえておくべきセキュリティー対策
テレワークによるセキュリティー対策は、どのように行えば良いのでしょうか？数ある対策の中で特に必要なものとして「セキュリティーガイドラインの策定」「テクノロジーによる対策」「従業員への意識付け」の3つを紹介します。
セキュリティーガイドラインの策定
セキュリティー対策をしようにも、従業員個々のリテラシーレベルはさまざまです。セキュリティーに詳しい人もいれば、全く詳しくない人もいます。そのため、会社側がセキュリティーガイドラインを策定し、それを従業員に守らせなければなりません。
顧客情報を持ち出す時の注意点や、自宅での管理方法の策定、勤務先や自宅以外での取り扱い可否、アプリのインストール条件など、基本方針を作りましょう。そして、基本方針に基づいた対策と行動指針まで作り、従業員が実践しやすいように落とし込む必要があります。
テクノロジーによる対策
テクノロジーによる対策も大切です。データの暗号化やウイルス対策ソフトの導入、安全な回線の利用、モバイルルータによる惰弱なWi-Fi利用の回避など、具体的で物理的な対策をとりましょう。
従業員への意識付け
ガイドラインやテクノロジーで対策を講じたとしても、最終的には従業員の意識が重要となります。従業員がガイドラインを守らなければ意味がありませんし、従業員がテクノロジーによる対策をきっちり講じなければ、流出リスクを抑えられません。
従業員に、なぜ個人情報管理を徹底しなければならないのかを説明した上で、流出した場合のリスクを把握させましょう。その上で、繰り返し啓蒙する必要があります。
テレワークは個人情報漏えいに要注意：まとめ
テレワークにより、個人情報流出リスクが高まっています。個人情報を流出してしまうと懲役や罰金が課せられる可能性がある上、企業の信用低下につながります。そのため、具体的かつ効果的な対策を講じましょう。
さまざまな対策がありますが、特にセキュリティーガイドラインの策定、テクノロジーによる対策、従業員への意識付けは必須です。対策が甘いと感じたら、すぐにでも実行に移しましょう。