法定文書とは、契約書や覚書、念書など、法律に関わってくる文書の総称です。主に、取引をスムーズに進める目的や、トラブルを防ぐ目的で法定文書が用いられます。今回の記事では、法定文書の書き方や主要な法定文書のテンプレートをご紹介します。
法定文書の書き方
法定文書に記載する項目は、どのような文書かによって違います。ただし、「当事者の情報」、「具体的な内容(文書の目的)」、「作成日・効力が生じる日付」はほとんどの文書に共通して記載が必要です。
この章では、上記3つの項目について書き方のポイントをご説明します。
当事者の情報
たとえば契約書なら契約する会社同士といった形で、法定文書の内容に関係する当事者の情報はかならず盛り込みます。具体的には、会社の名称や担当者氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどを記載します。また、代表者の署名や押印も基本的には必須です。
人名の後には「様」、会社名の後には「御中」と、正しい敬称を使用する点には注意しましょう。
具体的な内容(文書の目的)
法定文書の肝となる部分です。たとえば契約書ならば契約の内容、覚書ならば変更した契約の内容などを記載します。
法律に関わる部分ですので、必ず内容が有効となるように記載する必要があります。記載の仕方次第では、無効となったり期待していた効果を得られないリスクもあります。また、法定文書に関しては記載の明確さも重要です。曖昧な表現だと双方の認識に相違が生じるリスクがあるため、誰が見ても一目でわかる形ではっきり内容を書きましょう。
作成日や効力が生じる日付
法定文書では、記載の内容と同じくらい作成日や効力が生じる日付が重要となります。日付を書かないからといって、文書の内容自体が無効となるわけではありません。しかし日付を明確にしないと、双方の間でトラブルになったり、契約や合意の内容が想定通りに果たされないリスクがあります。
上記のリスクを避けるためにも、契約書を作成した日付や、文書内の事柄に関して効力が生じる日付に関してはかならず記載するようにしましょう。
各種法定文書のテンプレート
法定文書の具体的な構成は、文書の種類によって変わってきます。したがって、実際に作成するにあたっては、インターネット上にあるテンプレートを利用するのがオススメです。テンプレートにはかならず記載すべき項目がすでに盛り込まれているので、誰でも簡単に文書を完成させることができます。 この章では、主要な法定文書5種類について、無料で利用できるオススメのテンプレートをご紹介します。
契約書
契約書のテンプレートの中でも、特にオススメはビズオーシャンというサイトにある無料テンプレートです。秘密保持契約書などのメジャーなものはもちろん、ほとんどお目にかかれないマイナーな契約書にいたるまで、あらゆるテンプレートが用意されています。
合計で1,000件弱の種類に上る契約書をダウンロードできるので、契約書の作成に困ることはないでしょう。
覚書
覚書のテンプレートに関しては、無料のビジネス書式テンプレートというサイトにあるものがオススメです。こちらをオススメする理由は、汎用性の高さです。最低限の項目のみが記載されているため、状況に応じて覚書の内容をアレンジできます。
参考：覚書のテンプレート・Word 無料のビジネス書式テンプレート
念書
念書に関しては、文例書式テンプレート集でダウンロードできるものがオススメです。覚書と同様に、汎用性が高いテンプレートとなっているのがオススメの理由です。守るべき事柄と氏名や住所のみを記載すれば完成する点も魅力です。
参考：念書のテンプレート（Word・ワード） 文例書式テンプレート集
合意書
合意書のテンプレートに関しては、テンプレートの無料ダウンロードというサイトで公開されているものがオススメです。必要な項目がすべて盛り込まれているので、誰でも手軽に合意書を作成できます。また、wordで作成されているため、パソコンでの作業が苦手な方でも利用できるのも魅力です。
参考：合意書の書き方・例文・文例 書式・様式・フォーマット 雛形 ［文書］テンプレートの無料ダウンロード
委任状
委任状のテンプレートは、前述したビズオーシャンのサイト内にあるものがオススメです。
オススメ理由は、汎用的な委任状から用途を限定した委任状まで、あらゆるテンプレートが用意されている点です。委任状を利用する場面は多岐にわたるので、状況に応じて使い分けられる点は良いと言えます。
法定文書の書き方とテンプレートの紹介：まとめ
数あるビジネス文書の中でも、法定文書は法律に関わるものであるため特に重要です。取引を円滑に進めたりトラブルを未然に防ぐ上で不可欠ですので、ぜひ基本的な書き方はマスターしましょう。個々の法定文書の記載項目に関しては、ケースバイケースですので専門家に相談した上で作成するのがオススメです。