自社が保有する機密情報を開示することで、さらなる利益を招くことが少なからずあります。しかし、機密情報を開示するには、相手に厳格な機密保持をしてもらう前提が不可欠です。この機密保持を約束するのが、機密保持契約書です。この記事では、機密保持契約書とは、どのようなものなのかを明らかにしたうえで、作り方のポイントについて解説をします。
機密保持契約書(ＮＤＡ)とは
機密保持契約書（Non-Disclosure Agreement）とは、自社が保有する機密情報を他者に開示することが有益であるとき、相手方にこの情報の機密保持を義務づける契約です。
たとえば、業務提携の検討をする際や自社の売却を検討している際には、相手先に自社の情報を一定開示しないことには、協議を進めることは不可能です。一方で、方向性が定まらない段階で、自社の機密情報が漏れてしまえば、営業上の大きな損失を負うことになります。こうしたリスクを回避するために締結するのが、機密保持契約書です。
機密保持契約書には、契約当事者である甲と乙が機密保持義務を負う双方契約と、契約当事者のどちらか一方のみが機密保持義務を負う片務契約があります。
機密保持契約書のメリット
機密保持契約書が、どのような特性を持つ契約書であるかを知るために、機密保持契約書を締結することで、どのようなメリットがあるのか紹介していきましょう。
目的外の使用を規律できる
もし機密保持契約書を締結しないまま機密情報の開示をしたら、相手方はこの情報を漏らしても何のペナルティもありません。むしろ自社の利益になるのであれば、積極的に機密情報を漏らす可能性すらあります。本当にこのような事態になってしまうと、ライバル会社に業務のノウハウや仕入先の情報を利用されて、営業上大きな不利益をこうむることになります。
現在社会において、単に信頼関係だけで機密を開示することは、極めてリスクが高い行為です。つまり、機密保持契約書を締結することで、初めて相手方に対して機密保持と目的外使用を制限することが可能になるのです。さらに、万が一契約違反が発生した場合でも、相手方に損害賠償や行為の差し止めをすることができます。
機密が漏洩しても特許が取得できる
特許権を得るためには、その発明が出願時に、「公知(公に知られていること)」でないことが前提になります。もし機密保持契約書を締結しないまま、発明のノウハウを教えてしまうと、この段階で公知として扱われてしまい、特許が得られなくなるおそれがあります。
しかし機密保持契約を締結していれば、たとえ契約相手が情報を漏らし、その発明について多くの人が知るように状況であったとしても、特許権を取得できる望みは残されています。
不正競争防止法による対抗措置がとれる
どのような形態の契約であっても、契約内の約束事項は当事者同士の間でのみ有効なものです。甲と乙が機密保持契約を締結した場合、その効力は甲と乙以外の第三者にまでは及びません。
たとえば契約者乙であるA氏が第三者であるＢ氏に機密情報を漏らしたケースを想定してみましょう。このＢ氏が機密情報を利用した場合、A氏は契約違反として損害賠償請求の対象になります。しかし、契約の当事者ではないＢ氏に対しては、損害賠償ばかりでなく情報の利用停止も請求することはできないのです。
ここで有力な手立てになるのが、不正競争防止法に基づく処置です。同法では、「故意又は過失により不正競争を行って他人の営業上の利益を侵害した者は、これによって生じた損害を賠償する責めに任ずる。(第4条)」と定められています。
同法でいう不正競争には、「営業機密」を使用する行為も含まれているため、機密保持契約書で定義付けした「機密」が、「営業秘密」と解釈される可能性が極めて高いのです。
「営業秘密」を保持する者は、第三者がそれを使用した場合に、開示・使用等に基づく損害として推定される損害を請求したり、使用を差し止めたりすることができます。また、「営業秘密」を不正に取得、開示、使用した者には、刑事罰に課せられることがあります。
つまり、機密保持契約書を締結することで、契約相手に対する不正の抑止になるのはもちろんのこと、第三者に対しても、民事と刑事の両面から、不正を抑止することが可能になるのです。
従業員に対する機密保持が確保できる
秘密保持契約は、従業員による機密漏洩や顧客情報の流出を防止するためにも有効に活用することができます。
従業員の多くは、企業が独自に開発した技術やノウハウを有しています。また常に顧客の個人情報を扱っています。それらの機密情報を不正に利用したり、顧客の個人情報を持ち出したりする不正行為を行う可能性は否定できません。
実際に、自社に憎悪の念を抱いた従業員が、意図的に会社の重要な情報をインターネット上に流した事件も起こっています。過去の事件に追随したかのような不正行為を未然に防ぐためには、会社が従業員と秘密保持契約を締結し、機密情報の私的利用や漏洩をしないことを事前に誓約させておくことが重要です。
従業員との機密保持契約は、従業員が競合他社に転職した場合にも有効です。従業員による機密漏洩は、現役時代よりも、むしろ退職後の方が深刻です。会社は労働者に競業避止義務を負わせることができますが、いったん退職すれば、どこまで義務違反を問えるのかという壁が立ちはだかります。現実的に考えても、従業員が退職後に、慣れた業務が遂行できる同種の企業に転職することは十分にあり得ることです。したがって、機密保持契約の締結は、退職後にこそ本来の機能を発揮することができるのです。
契約締結によって、元従業員が情報漏洩をして、会社が多大な損害を被ると、会社は元従業員に対し機密保持契約違反による損害賠償を求めることができます。このことが、元従業員に対する大きな抑止力となり得るのです。 なお、従業員との間で取り交わす機密保持契約書は誓約書の形式をとる片務契約であるのが一般的です。
機密保持契約書の作り方
機密保持契約書は、各社の保有する機密情報が異なるように、スタイルや文言も一様ではありません。しかし押さえるべきポイントは共通していますので、ここでは機密保持契約書を作成するうえで、基本となる事項を解説していきましょう。
ひとつの参考事例として、経済産業省が公開している「秘密情報の保護ハンドブック」にある「参考資料2 各種契約書等の参考例」の中に、機密保持契約書のひな形が示されています。
このひな形を参考にしながら、基本事項を押さえて、自社のスタイルに合った、独自の機密保持契約書を作成していきましょう。
機密情報の定義
機密保持契約では、機密の保持を義務付けるとともに、目的外使用を禁止します。このため、機密保持の対象となる「機密情報」の定義付けが非常に重要です。 基本的には当事者が開示した情報が機密情報になりますが、開示方法や開示時期で、様々なシチュエーションが想定できるため、次のような情報が対象であることを明記します。
- 文書、口頭、電磁的記録媒体その他の開示方法によって開示した情報
- 媒体を問わず本契約締結の前後に開示した一切の情報
ただし、次のようなものは、対象外として扱う旨を記載します。
- 開示を受けたときに既に保有していた情報
- 開示を受けた後、秘密保持義務を負うことなく第三者から正当に入手した情報
- 開示を受けた後、相手方から開示を受けた情報に関係なく独自に取得し、又は創出した情報
- 開示を受けたときに既に公知であった情報
- 開示を受けた後、自己の責めに帰し得ない事由により公知となった情報
守秘義務
守るべき事項として次のような項目を契約書に列記します。
- 機密事項を第三者に漏らさない
- 情報を厳重に管理する
- 公的機関などに開示する必要がある場合は委託者の承諾を得る
- 入手した資料を事前の了解なく複写、複製をしない
- 知り得た情報を目的外には使用しない
損害賠償
故意か過失にかかわらず、秘密事項の漏洩の責任が受諾者にある場合に受託者が課せられる義務について記載します。
有効期間・返還
契約期間や秘密情報の返還に関する事項を記載します。ただし、機密保持契約書の性質上、終期を定めないこともあります。
協議・管財裁判所
情報漏洩などのトラブルが発生した場合の対処方法を明記するとともに、紛争が起こった際に管轄する裁判所を記載します。
記名捺印
契約書は２通作成して、それぞれが署名押印をして、双方が１通ずつ保存するという契約書の基本となる事項を記載します。
収入印紙の扱い
機密保持契約書は、国税庁が提示した課税文書には該当しないため、収入印紙は不要です。ただし、別途契約を締結している「業務委託契約書」を変更したり追加したりする形で機密保持契約を締結する場合には、所定の額の収入印紙が必要になります。
NDAとは：まとめ
機密保持契約書を作成するうえで、重要なポイントになるのが、「機密情報」の定義付けです。
機密情報の定義は、状況や業種によって異なってきますが、基本的に当事者が開示したあらゆる情報が対象になると考えた方がいいでしょう。この場合、「文書、口頭、電磁的記録媒体その他の開示方法によって開示した情報」と「媒体を問わず本契約締結の前後に開示した一切の情報」を対象とすることで、機密情報を広く網羅することができます。