ビジネス上の取引では、契約書とは別に「念書」と呼ばれる書類が交わされることがあります。契約書と比べると効力は劣るものの、万が一のときに役に立つため作っておいて損はありません。
今回の記事では、そんな念書の書き方やテンプレートをご紹介します。
念書とは
念書とは、約束した内容を明記した書面です。後日に約束した旨を証明する目的で、「念のため」作成することから念書と呼ばれます。一般的には、片方の当事者が相手に約束した内容を守らせるために、契約前に念書を作成させます。
念書の効力
念書はあくまで約束したことを証明する書類に過ぎません。そのため、念書に法的な拘束力や強制力はありません。したがって、たとえば「契約に反したら200万円の損害賠償金を支払う」という念書の内容が破られても、差し押さえ等により強制的に200万円を支払わせることはできません。
ただし、裁判の際に証拠として提出すれば、自身にとって有利な裁判の結果を得やすくなります。相手方への牽制の役割も持つため、作成して損はありません。
念書と覚書との違い
念書と類似する書面に「覚書」と呼ばれるものがあります。覚書とは、契約内容を変えたタイミングで、変更した具体的な内容を記した文書です。念書と覚書のあいだには、2つの違いがあります。
最大の違いは「法的拘束力の有無」です。前述したように、念書には法的拘束力がありません。一方で覚書は、契約書と同様に法的拘束力を持ちます。
もう一つの大きな違いは、「作成方法」です。念書は約束を守る側が一方的に作成し、相手方に提出する書面です。そのため、念書を作成した側のみが署名や捺印を行います。一方で覚書は、契約内容の変更部分に関して双方が合意した旨を確認する書面であるため、双方が署名や捺印を行います。
念書の書き方のポイント
念書を作成するにあたっては、下記3つの書き方を意識しましょう。
最低限記載すべき内容は漏れなく記載
約束内容によって若干の違いはあるものの、念書に最低限記載すべき内容は基本的に同じです。念書を書くときは、最低限下記の内容を漏れなく盛り込みましょう。
- 約束した人物の氏名
- 約束された人物の氏名
- 約束の具体的な内容
- 約束内容を履行する日付
- 約束の対象となる場所
- 念書の作成日
- 署名と捺印
条件や期日は明確に記載する
念書自体には法的な効力はないものの、万が一裁判などに発展した際には、強力な武器となり得る書面です。しかし記載内容があいまいだと、念書の内容が裁判に影響しなくなり、結果的に不利益をこうむる可能性があります。
そうならないためにも、約束内容の中でも、具体的な条件や期日に関しては明確に記載することが重要です。たとえば「もし〜したら、〇〇する」といった条件に関しては、複数の解釈が生まれないように記載しなくてはいけません。また、期日に関しても日付のみならず年度や月まで記載するのが確実です。
必要な場合は収入印紙を貼り付ける
「課税文書」として念書を利用する場合には、収入印紙を貼り付ける必要があります。たとえば、金銭の貸し借りや不動産の売買に関する念書を作成する場合、課税文書とみなされて収入印紙の添付が必要となる可能性があります。
課税文書に該当するかどうかは、各自で印紙税法を確認する必要があります。ただし法律に詳しくない方が判断するのは困難なので、弁護士などの専門家に判断を仰ぐのがベストです。
参考：印紙税法 e-Gov
念書のテンプレート
さいごに、念書の一般的な書き方の例と、無料でダウンロード可能な念書テンプレートをご紹介します。念書を簡単に作ってみたいという方は、ぜひ参考にしていただければと思います。
念書の書き方の例
上記で解説した書き方を基に、念書の書き方の一例をご紹介します。この項では一般的な念書のテンプレートを紹介しますので、実務で活用する際には適切な内容に変更してください。
令和○年○月○日
株式会社○○
○○様
株式会社▲▲
代表取締役 ▲▲
弊社は、○○を行うにあたって、下記の事項を実行する旨を約束します。
以上
令和○年○月○日
代表取締役 ▲▲
念書の無料テンプレート
インターネットで探せば、無料で利用できる念書のテンプレートがたくさんあります。テンプレートを利用すれば、該当する項目を埋めるだけで簡単に念書を完成させることができます。手軽に念書を作成したい方は、ぜひダウンロードしてみてください。
参考：念書のテンプレート（Word・ワード） 文例書式テンプレート集
念書のまとめ
今回ご紹介したように、念書の書き方はそこまで難しくないため、誰でも簡単に作成できます。ただし期間や条件などに関しては、後々になって役立つ念書となるように、明確に記載しておきましょう。
契約内容を約束する必要性が生じた際には、ぜひ今回お伝えした内容を参考に、念書を作成してみてください。