公益通報者保護法改正などもあり、内部通報体制の整備が要求されている昨今、企業で働いているビジネスマンはさまざまなトラブルに直面します。
「会社内で不正が起こっていることを発見した、会社に報告したいけど、自分が報告したことが周囲の従業員にバレてしまったら、不利益を被るのではないか。やっぱり報告するのはやめておこうかな・・・」
不正を目の当たりにしたビジネスマンたちはさまざまな葛藤をすることでしょう。
内部通報制度って？
内部通報制度をご存知ですか？
内部通報制度とは、会社内の不正発見を容易にするために、社内の不正行為を発見した従業員等からの報告について、上司を通じた通常の報告ルートとは異なる報告ルートを設ける制度です。
実は、内部通報制度が機能していないことは、事業者が想像するよりも大きな不利益があります。
従業員が通報できないと事業者が困ることも・・・
従業員が通報できない状況では会社は以下の不利益を被ります。
・従業員が問題を是正・規制する機を失する
・不正再発防止策の策定ができない
例えば、会社が談合やカルテルなどの不正に関わっていた場合、公正取引委員会の調査開始前に不正を従業員が自己申告すれば、課徴金の減免あるいは刑事告発の免除がなされる、「リニエンシー」という制度があります。
内部通報がなされないことで、事業者がこのような不正を知る機会を失し、リニエンシー制度を使えない場合もあるでしょう。
以上より、実効性の高い内部通報制度は労働者だけでなく事業者にとっても必要なのです。
公益通報者保護法 改正のポイント
公益通報者保護法は、内部通報制度の実効性を高めるため、事業者に規制が重くなる方向で改正され、2022年6月までに施行されることが予定されています。ポイントは以下の点です。
①事業者に是正機会を生むと共に、従業員が安心して通報を行いやすくする
・事業者に対し、内部通報に対応するために必要な体制の整備を義務付け
・行政指導といった行政措置導入
・通報者を特定させる情報の守秘義務を導入(刑事罰あり)
②行政機関等への通報を行いやすくする
・行政機関、報道機関といった通報先への通報条件緩和
・通報に対応する行政機関の体制整備
③通報者がより保護されやすくする
・退職者や役員を対象者に追加、罰則強化により通報それ自体を保護、損害賠償責任の免除を追加し、通報内容を保護
問題が発覚した場合の調査
問題が発覚した場合は、「会社は不正が存在していないことを証明」する必要があります。もちろん、無いことを証明することは一般的には不可能ですので、「会社としてできる限りの調査を尽くしたが不正は検出されなかった」といえるのであれば、「不正が存在しないことの証明である」と評価されることとなっています。
では、「会社としてできる限りの調査を尽くした」と主張するにはどうすれば良いのでしょうか。客観的証拠を提示する必要があります。
【事後対応】デジタルフォレンジック
業務の大部分がデジタル化しており、多くの場合コミュニケーションツールに不正の客観的証拠が集まっています。
そこで、調査は「デジタルフォレンジック」という方法で行われます。
「フォレンジック」とは、犯罪捜査において証拠を見つける「鑑識」や「分析」を意味する言葉で、「デジタルフォレンジック」はコンピュータシステムの記録媒体に保存されているデータを収集・分析し、法的証拠を探し出す技術のことです。
「デジタルフォレンジック」の記事はこちら
▼AOSデータ社ではフォレンジック調査も行っています。
https://www.fss.jp/
このフォレンジック調査をテレワークでも出来ないでしょうか？そもそも不正の事前予防はできるのでしょうか？
【事前・事後対応】日本初の「FaaS」
「FaaS」とは「Forensics as a Service」の略語です。外部に点在するパソコンを、リモートでSaaSによって調査できる、日本初の新たなフォレンジック調査システムです。
【不正の事前予防】
定期的に在宅勤務中のパソコンのログをクラウドに取得することで、従来の方法では不可能だった、リモートでの内部監査をすることができます。
これにより、大きな問題となる前に、不正を検出することができます。
また内部通報制度と併せて不正予防効果を最大限に発揮します。
【事後対策】
従来のログの監視は、クライアントソフトに常駐して動作するため、クライアントパソコンに負荷がかかり、コストも高いという課題がありました。
しかし「FaaS」は、最小限の情報を迅速に・効率良く取得する最先端のファストフォレンジック技術を活用して、素早く・手軽にテレワーク業務のパソコンから必要な情報を取得し、クラウドに保管することがでます。
▼「FaaS」サービス
https://www.aosfaas.com/
▼【内部通報制度】の重要性について詳しく知りたい方は
以下のTMI総合法律事務所 戸田先生の動画をご覧ください。
