通知状とは、取引先や顧客などの社外の人に対して、事務的に必要な事項を一方的にお知らせするために用いる社外書類です。採用・不採用の通知や値上げ、新製品販売など、幅広い用途に通知状は活用されています。
今回の記事では、そんな通知状の書き方と無料でダウンロードできるテンプレートをご紹介します。通知状の作成が必要となった方は、ぜひ参考にしてください。
通知状の記載内容
まずはじめに、通知状に記載すべき内容をお伝えします。通知状にはあらゆる種類がありますが、下記の項目は内容に関係なく必要となります。
日付
いつ・どんな知らせが届いたかを相手が把握しやすいように、通知状を作成した日付はかならず明記しましょう。
宛先・発信者
通知状を送る相手と発信者(通知状を作成した側)それぞれについて、会社名や担当部署、担当者の氏名を記載します。 特に宛先に関しては、伝えたい相手に迅速に情報が届くように、なるべく詳細に書いておくのがオススメです。
タイトル
通知状には、どんな内容の通知であるかが一目で分かるようなタイトルをつけるのが重要です。たとえば新商品を発売することを通知したいならば、「新商品発売のお知らせ」といった形で明確に記載するのが好ましいです。
本文
本文には、通知の具体的な内容を記載します。通知状の本文は、「前文」→「主文」→「末文」の順番で記載するのが一般的です。前文には、主に日頃の感謝や時候の挨拶を記載します。
主文には、伝えたい内容を具体的に記載します。あくまで一方的に内容を伝える文書であるため、セールストークや回りくどい表現は不要です。伝えたいことを簡潔かつ一目で分かるように記載するのが重要となります。相手方に対応してもらいたい事柄があれば、「つきましては」という文言を添えた上で記載しましょう。
末文には、通常のビジネス文書と同様に、「以上もちましてお知らせ申し上げます。皆様のご多幸とご繁栄をお祈り申し上げます」などと簡単な挨拶文を記載します。
通知状の種類ごとに意識すべきポイント
どんな種類の通知状であるかによって、作成する際に意識すべきポイントは異なります。この章では、主要な4種類の通知状について、重要となるポイントをご紹介します。
採用・不採用通知
採用通知に関しては、タイトルに「採用のお知らせ」などと明確に記載するのが一般的です。本文には、内定後の具体的なスケジュールや必要なものを記載し、準備をスムーズにしてもらうための配慮をしましょう。
一方で不採用通知に関しては、「結果のお知らせ」などと不明確に記載し、失礼に当たらないように記載するのがマナーとされています。また、しっかりと選考を行った旨を記載することも、相手に不快感を与えない上で重要です。
新製品発売の通知
新製品発売に関する通知状を送るさいは、商品の特徴や利用メリットを簡潔に記載し、顧客に購入したいと思わせるように心がけましょう。
ただし、セールストークを意識しすぎると押し売りのような文章となり、かえって逆効果です。あくまで通知状では発売した事実のみを伝え、本格的な販売促進は別の施策で行うようにしましょう。
送金通知
送金通知状は、商品やサービスの利用代金を相手方に送金した際に提出する文書です。通知状に記載した金額に誤りがあると、相手方と金額をめぐってトラブルに発展する可能性があります。
トラブルを避けるためにも、送金した金額に関しては間違いがないように明記しましょう。
着荷・出荷通知
着荷通知書は仕入れた商品が手元に届いたとき、出荷通知書は相手から依頼された商品を出荷したときに作成する通知書です。
着荷にしても出荷にしても、「いつ・どの商品を・どのくらい受け取った(発送した)」かをしっかりと具体的に明記することが重要です。
無料で利用できる通知状のテンプレート
通知状を作成するにあたっては、一から作成するだけでなく、無料で利用できるテンプレートを利用する手もあります。テンプレートには最低限記載すべき項目が盛り込まれているため、大幅に通知状作成の手間を削減できます。
数ある通知状テンプレートの中でも、もっともオススメなのは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」というWebサイトでダウンロードできるものです。
こちらをオススメする理由は、汎用的な通知状となっており、アレンジ次第であらゆる種類の通知状に活用できる点です。目的に応じてその都度内容を考える必要はあるものの、一々目的に応じてテンプレートをダウンロードする手間は省けるでしょう。
参考：お知らせ・案内文・通知文書の基本書式（シンプル①）（ビジネス文書形式）
通知状の書き方とテンプレート：まとめ
通知状の書き方を知っておけば、社外の人に対して迅速かつ的確に情報を伝えることができます。今の時代は無料で利用できるテンプレートもあるので、誰でも簡単に通知状を作成できるでしょう。
今回ご紹介した書き方を参考に、ぜひ通知状の作成にチャレンジしてみてください。
